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Wie du den Zeitaufwand im Kundenkontakt reduzieren kannst

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Wusstest du, dass 60 % der Kunden viermal Nein sagen, bevor sie Ja sagen, während 48 % der Verkäufer nicht einmal einen einzigen Nachfassversuch unternehmen? (Quelle Invesp)

Aber nachfassen kann ja überwältigend Zeit-aufwändig sein. 

Als Key-Accountmanager im B2B Vertrieb erfolgreich zu sein, ist per se schon anstrengend. Meine Kollegin Susi Severin beschreibt zwar, dass die Telefonakquise wirklich leicht sei. Nun, Christopher Funk ergänzt, dass alles leicht ist, wenn man es 10.000 Mal geübt hat. 

Die gute Nachricht ist, dass du dich dabei von Sales Technologie außergewöhnlich gut unterstützen lassen kannst.

Je weniger Zeit du also mit der Administration und Technik verbringen musst, umso mehr Zeit hast du für Qualitätsgespräche mit den Interessenten und Kunden.

Hier meine Hitliste, der Top-Möglichkeiten Zeit und Aufwand im Kundenkontakt zu reduzieren.

 

Inhalt

    1. Automatische Terminvergabe
    2. Telefonintegration (Wählen und Logging)
    3. Snippets
    4. Vorlagen
    5. Reports
    6. Deals - Automatische Workflows
    7. Aufgaben Gruppen
    8. Ansichten auf Basis von Lead Status
    9. HubSpot App für das Smartphone

Automatische Terminvergabe

Du kennst die Situation bestimmt auch: Die Vereinbarung von einem Gesprächstermin erfordert eine ganze Reihe von E-Mails. Und zusätzlich wird dann noch eine Bestätigung notwendig, in der der Ort oder der Online-Zugang zu dem Zoom-Raum ausgetauscht wird.

In HubSpot kannst du deinen elektronischen Kalender (Google Kalender oder Microsoft Outlook 365) mit deinem HubSpot Konto verbinden. Gleichzeitig verbindest du dein HubSpot mit deinem Zoom-Konto.

Einem Gesprächspartner sendest du dann einen Link zu der Meetingseite.

Die Meetingseite kann für sich alleine stehen:

meeting-mit-frank

Oder z.B. in eine Kontakt-Seite eingebunden sein:

taipan-kontakt

Nach erfolgreicher Terminvereinbarung sendet dein HubSpot eine Terminbestätigung per E-Mail und gleichzeitig auch den Zugang zu deinem Zoom-Raum.

Dein Gesprächspartner erhält die Bestätigung in einem Kalender-Format, sodass der Termin automatisch in seinem elektronischen Kalender erscheint.

Übrigens, jede Änderung am Termin, die du später vornimmst, wird ebenfalls an deinen Gesprächspartner weitergeleitet. Das ist super praktisch und Zeit sparend, wenn du weitere Teilnehmer hinzufügst, den Ort änderst oder eine z.B. Agenda in die Notizen einfügst.

Bingo - Termin gemacht!

 

Telefonintegration

Wusstest du, dass deine HubSpot CRM Platform eine eingebaute Telefonanlage hat? Nun, technisch ist das ein wenig einfach dargestellt, aber im Prinzip ist das genau so.

Mit dieser Funktion klickst du die Telefonnummer des Kontaktes an und sofort wählt dein HubSpot den Gesprächspartner an.

Anruf tätigen

Technisch geht das sogar schon mit dem eingebauten Mikrofon und Lautsprecher. Die Gesprächsqualität ist natürlich deutlich besser, wenn du ein gutes Headset mit deinem PC verbindest.

Der Aufbau der Verbindung geht damit schon um ein zackiges viel schneller. 

Es kommt aber noch besser:

Nach dem Gespräch fordert dich dein HubSpot auf, Notizen zu dem Gespräch anzulegen. In einem kleinen Fenster machst du deine Notizen, 

und…

du kannst gleich eine Follow-up Aufgabe zu dem Vorgang anlegen:

Anruf protokollieren

Super praktisch, um die nächsten Schritte zum Verkaufsabschluss nicht aus den Augen zu verlieren. 

 

Snippets

‘mfg’ - steht für mit ‘freundlichen Grüßen’,
‘wegb’ - steht für die Wegbeschreibung und
‘agb’ - steht für ‘Es gelten unsere AGBs’.

Snippets sind Textbausteine, die klein und schnell an allen Stellen in deinem System zur Verfügung stehen. 

snippets

Bei dem Texten einer E-Mail, bei der Erstellung einer Telefonnotiz oder dem Anlegen einer Aufgabe. Es gibt 100-te an Gelegenheiten, um Zeit bei der Eingabe von Text zu sparen.

Ich bin mir ganz sicher, dass du bereits eine lange Liste an Ideen vor deinem inneren Auge hast.

 

Vorlagen

Im B2B Vertrieb arbeitest du üblicherweise in einem sehr strukturierten Verkaufsprozess. Der Vorteil an der Situation ist, dass die Materialien, die du benötigst, sehr vorhersehbar sind.

Am Anfang des Sales-Cycle eine E-Mail mit der Unternehmensvorstellung, später eine E-Mail mit dem Angebot und schließlich vielleicht eine E-Mail mit der Einladung zu einem Termin.

Alle Texte hast du bestimmt schon X-mal geschrieben. Und sehr wahrscheinlich auch in einer Word-Notiz zwischengespeichert, aus der du erfolgreiche Texte abrufst.

Dafür gibt es eine bessere Lösung: Vorlagen!

Du klickst auf das E-Mail Symbol von deinem Kontakt, und rufst dann die Vorlage auf:

Vorlage verwenden

und schwupp, schon hast du eine personalisierte E-Mail an deinen Kontakt.

Ja! -  natürlich kannst du den Text anpassen und abändern. Vorlagen sind ja gut und schön, aber richtig gut wird deine E-Mail erst, wenn du sie mit persönlichen Aspekten ergänzt.

 

 

Reports

Dein Chef möchte jede Woche einen Statusbericht von dir?

Kenn’ ich - muss wohl jeder im Vertrieb liefern. Übrigens, auch wenn du selbständiger Einzelkämpfer bist, ist es eine gute Idee, sich einmal pro Woche oder pro Monat einen Bericht zu dem Vertriebsfortschritt zu ziehen.

Das praktische ist, dass deine HubSpot CRM Platform alle notwendigen Daten ohnehin schon gespeichert hat.

Du rufst dein persönliches Sales-Dashboard auf:

Dashboard per Email teilen

 

Dann klickst du auf 'per E-Mail versenden' und schon ist dein Report unterwegs.

Übrigens, diesen Vorgang kannst du auch automatisch wöchentlich wiederholen lassen. 

Das Dashboard und der Report kann natürlich individuell an deine Situation angepasst werden.

 

Deals - automatische Workflows

Deine Sale-Pipeline listet alle deine offenen und abgeschlossenen Deals auf. In jeder Phase siehst du, welches Umsatzvolumen du gerade bearbeitest. 

Ein richtig gutes Gefühl, wenn die Sales-Pipeline proppevoll ist. Wenn du mit Social Selling über LinkedIn wieder richtig erfolgreich bist.

Eine angenehme Arbeitserleichterung ist es dann, dass du mit jedem Schritt in der Pipeline einen automatischen Workflow auslösen kannst.

Du möchtest, dass dein Kollege eine Information erhält, wenn ein Deal von der Phase 'Termin geplant' in 'Für Kauf qualifiziert' entwickelt wird? 

Dann hinterlege einen Workflow, dass bei einem Wechsel dem Kollegen eine Aufgabe in seinen Bereich eingetragen wird:

Workflow erstellen

Aufgaben in einem konzentrierten Vorgang abarbeiten

Die  Pomodoro Technik besagt, dass du dir die Arbeit in 25-minütige Abschnitte einteilen solltest. Weniger Ablenkung - voller Fokus.

Und deine HubSpot CRM Platform unterstützt dich dabei. Alle fälligen Aufgaben rufst du einem Rutsch ab.

Und wenn eine Aufgabe erledigt wurde, dann wird dir prompt die nächste Aufgabe vorgelegt:

Aufgaben in einem Vorgang

Voller Fokus - volle Leistung - voller Erfolg!

Das funktioniert übrigens auch für Aufgaben, die einer Gruppe zugeteilt wurden!

 

Ansichten auf der Basis von Lead Status

Schon mal eine Telefonparty (Was ist eine Telefonparty) organisiert? Nein? Solltest du mal ausprobieren.
Denn so wie Chris Funk erklärt: Schlagzahl x Schlagkraft = Erfolg.
Und eine Telefonparty bringt dir eine enorme Schlagzahl!

Die notwendigen Zutaten:

      • Ein motiviertes Team von Vertriebskollegen und
      • funktionierendes Telefon (siehe Telefonintegration) und
      • eine Liste mit Kontakten.

Die Challenge könnte also lauten: wir rufen alle Kontakte an, die in dem HubSpot System mit dem Lead Status 'Neu' gekennzeichnet sind.

Damit es schneller geht, legst du dir dafür eine Ansicht an:

kontakt-ansichten

Immer dann, wenn du einen Kontakt erreicht und einen Fortschritt mit dem Gespräch erreicht hast, dann änderst du den Lead Status auf z.B. 'In Bearbeitung'.

Und damit fällt der Kontakt aus dieser aktiven Liste heraus.

Sobald dir dein Marketing-Team neue Kontakte in dein System mit dem Status 'Neu ' einspielt, wird sich die Liste wieder auffüllen und du hast neues ‘Futter’ für deinen Erfolgshunger ;-).

Übrigens, die Arbeit mit Ansichten funktioniert natürlich auch für dich ganz alleine in deiner selbst gesetzten 'Power-Hour'. 

 

HubSpot App auf dem Smartphone

Zum krönenden Abschluss habe ich mir die HubSpot App aufgehoben. Wirklich genial. Alle deine Kontakte, alle deine Aufgaben und Deals in deiner App auf deinem Smartphone (für iOS oder Android).

100 % mobiles Office. Unterwegs alles in der Hosentasche dabei.

Anrufe werden auf Basis deiner HubSpot Kontaktdaten erkannt. Auch ohne, dass du die Kontakte in dein persönliches Telefonbuch auf dem Smartphone übernimmst. Eine saubere Trennung!

Anrufe kannst du somit auch von unterwegs führen und protokollieren. Damit wissen auch deine Kollegen sofort Bescheid.

Ein ganz feines Feature ist übrigens das HubSpot-Keyboard:

HubSpot Keyboard

Damit kannst du auch in deiner Lieblings-Chat-App (LinkedIn, WhatsApp, iMessage) und jeder anderen App direkt auf die bewährten Produktivitäts-Tools, wie Meeting-Link, Snippets oder Vorlagen zugreifen. 

Sehr stark und super schnell!

Und jetzt du: Lockt dich der Gedanke HubSpot für deinen eigenen Vertrieb anzuwenden? Dann klicke hier und vereinbare direkt einen Termin (per HubSpot Meeting 😉) mit mir!