Es gibt eine humorvolle und doch treffende Beobachtung von Dan Ariely aus dem Jahr 2012 oder 2013 zum Thema Big Data:
„Big Data ist wie Sex bei Teenagern: Alle reden darüber, niemand weiß genau, wie es geht, jeder glaubt, dass alle anderen es tun, also behauptet jeder, es zu tun.“
Diese Beobachtung lässt sich gut auf die heutige Situation beim Thema KI und Digitalisierung übertragen. KI-Tools sind in vielerlei Hinsicht zugänglicher als jede vorherige digitale Transformation – oft reicht schon ein einfaches Tool wie ChatGPT, um eine E-Mail zu formulieren. Trotzdem variiert die tatsächliche Nutzung von KI im Berufsalltag enorm. Wenn Mitarbeiter sagen, dass sie KI nutzen, was meinen sie dann genau? Häufig entsteht ein Gefühl von Dringlichkeit, ohne dass eine echte Klarheit darüber herrscht, wie KI effektiv eingesetzt werden kann.
Der KI-Hype in LinkedIn zeichnet häufig ein rosiges Bild der Zukunft: Visionäre Berater und CEOs sprechen von bahnbrechenden Innovationen und strategischen Vorteilen. Doch diese optimistische Perspektive steht in scharfem Gegensatz zu der Realität, wie sie viele Beschäftigte täglich erleben. Horst Schmidt (FAZ) beschreibt es treffend: „Während sich Vorstände als Pioniere der KI-Revolution inszenieren, erleben viele Beschäftigte vor allem Unsicherheit, Überforderung und Desillusionierung.“ Diese Diskrepanz zwischen Wunschdenken auf Führungsebene und alltäglicher Mitarbeiterrealität verhindert oft, dass Unternehmen das volle Potenzial von KI ausschöpfen können. Warum klaffen Selbstbild und Realität so auseinander – und wie lässt sich diese Kluft schließen?
Viele KI-Projekte scheitern nicht an der Technologie, sondern daran, dass sie die Menschen nicht ausreichend berücksichtigen. Horst Schmidt kritisiert, dass Unternehmen häufig nur in die technische Infrastruktur investieren, während sie das Change-Management und die Unternehmenskultur vernachlässigen. Dieser Ansatz führt oft zu Unsicherheit und Widerstand bei den Beschäftigten. Im Gegensatz dazu betont Dharmesh Shah (Gründer von HubSpot) in seinem Artikel zum „You^AI“-Mindset, dass KI-Erfolg maßgeblich davon abhängt, wie gut Unternehmen ihre Mitarbeiter in den Veränderungsprozess einbinden. Erfolgreiche Beispiele zeigen, dass Unternehmen, die Mitarbeiter umfassend schulen und eine unterstützende, offene Kultur etablieren, ihre KI-Initiativen deutlich erfolgreicher umsetzen.
Eine transparente und klare Kommunikation darüber, was KI im Unternehmen leisten soll – und was nicht – ist entscheidend, um Ängste und Vorbehalte bei Mitarbeitern abzubauen. Viele Beschäftigte sind unsicher, ob KI ihren Job gefährdet oder ob sie mit den Tools überhaupt umgehen können. Unternehmen, die KI erfolgreich integrieren, setzen daher auf tägliche Anwendungsszenarien und kontinuierliche Schulungen. Dharmesh Shah empfiehlt ausdrücklich, KI jeden Tag aktiv und bewusst zu nutzen, denn erst durch regelmäßige Praxis verliert die Technologie ihre Unberechenbarkeit und wird zu einem selbstverständlichen Werkzeug im Arbeitsalltag.
"Nutze KI jeden Tag!" Ja, wirklich jeden Tag!
Indem Mitarbeiter KI-Tools in ihren Arbeitsalltag integrieren – sei es für einfache E-Mail-Formulierungen, Terminplanung oder automatisierte Datenauswertung –, lernen sie deren Vorteile unmittelbar kennen. Ein anschauliches Beispiel ist der Kundenservice: Durch den Einsatz von KI-gestützten Chatbots für einfache Anfragen gewinnen die Mitarbeiter Zeit, sich komplexeren Kundenfällen persönlich zu widmen, was wiederum die Akzeptanz und Zufriedenheit im Team steigert.
Personalisierung ist der Schlüssel, um das volle Potenzial von KI auszuschöpfen. Unternehmen, die ihre KI-Tools mit individuellen, unternehmensspezifischen Daten anreichern, erzielen deutlich bessere Ergebnisse. Dharmesh Shah beschreibt dies als „Gib KI Superkräfte durch deine Daten“ – denn KI ist nur dann wirklich leistungsstark, wenn sie den Kontext und die Besonderheiten eines Unternehmens versteht. Das ist ein gewichtiger Grund, warum dein HubSpot-CRM jederzeit alle Daten enthalten muss.
Gleichzeitig bietet dieser personalisierte Ansatz eine konkrete Lösung für das von Horst Schmidt aufgezeigte Problem der fehlenden Mitarbeiterbeteiligung. Wenn Beschäftigte KI mit eigenen Daten füttern, entsteht automatisch eine engere Verbindung zur Technologie und eine klarere Einsicht in deren Nutzen. Konkrete Anwendungsfälle sind etwa personalisierte Vertriebsanalysen, maßgeschneiderte Kundenansprachen im Marketing oder präzise prognostizierte Bedarfsplanungen in der Produktion.
Um Misstrauen gegenüber KI-Technologien abzubauen und deren Akzeptanz zu steigern, müssen Unternehmen KI nicht nur als Tool, sondern als digitales Teammitglied etablieren. Dharmesh Shah nennt diesen Ansatz treffend „Von KI-Tools zu KI-Teammitgliedern“ – denn KI entfaltet ihr volles Potenzial erst, wenn sie aktiv in Arbeitsprozesse eingebunden wird und nicht isoliert bleibt. Unternehmen, die diesen Schritt bereits erfolgreich gemeistert haben, behandeln KI-Systeme ähnlich wie menschliche Kollegen: mit klar definierten Aufgaben, Verantwortlichkeiten und einer nachvollziehbaren Kommunikation.
Mein eigener GPT für meinen Kunden-ICP hat auch eine Stellenbeschreibung!
KI unterstützt so etwa im Vertriebsteam bei der Vorbereitung von Kundenmeetings, indem sie vorab relevante Kundeninformationen zusammenstellt. Im Marketing generiert KI personalisierte Inhalte für unterschiedliche Zielgruppen. Durch diese klar umrissenen Rollen wird KI für Mitarbeiter greifbar und erlebbar, wodurch Vertrauen und eine produktive Zusammenarbeit gefördert werden.
KI darf nicht als reines IT-Projekt verstanden werden, sondern muss als strategische Initiative ins Herz der Unternehmensentwicklung rücken. Horst Schmidt hebt hervor, dass erfolgreiche Unternehmen Technik, Talent und Kultur gleichermaßen fördern. Dharmesh Shah unterstützt diese Sichtweise mit seinem Rat: „Nutze, was KI heute schon fast kann“ – und betont, dass es strategisch entscheidend ist, frühzeitig und mutig neue Wege zu gehen.
Es ist keine gute Strategie, darauf zu warten, dass KI "verbessert" oder sogar "fertig" ist.
Denn KI ist mehr als eine Effizienzsteigerung bestehender Prozesse; sie ermöglicht es Unternehmen, völlig neue Geschäftsmodelle und Arbeitsweisen zu entwickeln. Wer KI strategisch integriert, erschließt nicht nur kurzfristige Produktivitätsgewinne, sondern legt auch die Basis für langfristigen Wettbewerbsvorsprung und nachhaltige Innovation.
Wenn Unternehmen wie Shopify vorschreiben, dass zunächst klar nachgewiesen werden muss, ob die Aufgaben eines geplanten neuen Mitarbeiters nicht von einem KI-Agenten übernommen werden können, dann zeigt sich deutlich das enorme Einspar- oder Wachstumspotenzial, das KI bieten kann.
Das Beratungsunternehmen „Leaders of AI“ zeigt in einem konkreten Beispiel (https://vimeo.com/1104098807) aus Deutschland, wie die Leistung jedes Beraters mit 7 Personen und mehr als 30 KI-Agenten um ein Vielfaches gehebelt werden kann.
KI-Transformation gelingt nur, wenn Unternehmen gleichermaßen in Technologie, Talent und Kultur investieren. Erfolgreiche Integration von KI beginnt nicht bei der Technik, sondern bei den Menschen, die täglich damit arbeiten sollen. Durch regelmäßige Anwendung, Personalisierung und eine klare strategische Einbindung wird KI von einem bloßen Tool zu einem echten Teammitglied. Jetzt ist die Zeit, KI bewusst und aktiv in den Unternehmensalltag zu integrieren – nicht nur, um kurzfristig Prozesse zu optimieren, sondern um langfristig Wettbewerbsfähigkeit und Innovation sicherzustellen.
Um die Technik von KI-Agenten zu erlernen, habe ich mich für ein Miniprojekt als Fingerübung entschieden. Zee, mein Achtsamkeitskeits-GPT, schickt dir täglich eine E-Mail mit einem Impuls. Und deine E-Mails werden ebenfalls automatisch beantwortet.
Probiere es gerne selbst mal aus: https://www.gardensofzen.com/en/
Ich habe gelernt, mit N8N, MCP, AI-Agents und den APIs umzugehen. Wie hilft mir das im Tagesgeschäft in der HubSpot Sales-Beratung? Auf der Basis der gemachten Erfahrung habe ich mit einem Kunden bereits einen Agenten entwickelt, der neue Kontakte in HubSpot automatisch anreichert.
Und für mich selbst habe ich eine Integration "eben mal so" ohne IT-Unterstützung geschrieben, die Konversationen aus Slack als Aktivitäten in mein HubSpot überträgt.
Warte nicht darauf, dass KI "besser wird" – werde selbst aktiv! Nutze KI jeden Tag, um eigene Erfahrungen zu sammeln, und tausche dich mit Kollegen und Experten dazu aus. Starte jetzt und finde heraus, wie KI deinen Arbeitsalltag erleichtern kann.
Lass uns reden - und - Have fun!